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Standortbestimmung Kompakt · Bericht
Wo Sie stehen und welche drei Schritte sich zuerst lohnen
Für
Muster Haustechnik GmbH (erfunden)
Betrieb
Sanitär und Heizung, 48 Mitarbeitende, inhabergeführt
Blickwinkel
Geschäftsführung (ein Blickwinkel)
Grundlage
Fragebogen mit 43 Fragen, Auswertungsgespräch von 80 Minuten, Stichproben an Belegen
Stand
Oktober 2026
Vertraulich. Dieser Bericht ist für die Geschäftsführung des Betriebs bestimmt. Hier: Muster mit erfundenen Daten.
Muster mit erfundenen DatenVaaren.ai · udo@vaaren.ai
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Zusammenfassung auf einer Seite
Für die Geschäftsführung. Alles Weitere steht auf den folgenden Seiten.
2,6 von 5
Reifegrad gesamt, Stufe 3: Grundlagen stehen, aber noch nicht überall.
1,8 Daten
Schwächste Stelle. Sie begrenzt alles, was darauf aufbaut.
Der Befund in drei Sätzen. Der Betrieb ist eingespielt und offen für Neues, das Team zieht mit. Was fehlt, sind saubere Daten: Artikel, Kunden und Ansprechpartner liegen verstreut und oft unvollständig vor. Solange das so bleibt, würde jede Automatisierung diese Lücken übernehmen, statt Zeit zu sparen.
Einordnung. Stufe 3 heißt: Die Grundlagen stehen, aber noch nicht überall. Für die ersten Schritte reicht Stufe 3 in den Daten; mehr braucht es dafür nicht.
Die drei Schritte für die nächsten 90 Tage
Baustellenbestellung auf einen Weg bringen. Ein Weg, feste Pflichtangaben, weniger Rückfragen.
Artikel- und Kundendaten bereinigen. Die häufigsten Artikel und alle aktiven Kunden vollständig an einem Ort.
Eine Seite KI-Regeln und eine kurze Schulung. Klarheit, was erlaubt ist und welche Daten nicht in fremde Dienste gehören.
Reihenfolge mit Absicht: erst der Ablauf, dann die Daten, dann die Regeln. Ein Werkzeug kommt danach.
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Ihr Fingerprint
Ihr Profil über neun Bereiche. Skala 1 bis 5; die gestrichelte Linie zeigt die Ziele aus dem Gespräch.
heuteZiel in 12 Monaten
Bereich
Wert
Stufe
Befund in einem Satz
Strategie und Use-Case-Reife
2,7
3
Ideen sind da, aber es gibt noch keine Reihenfolge und kein Budget dafür.
Prozessreife und Standardisierung
3,1
3
Die Kernabläufe sind eingespielt, aber kaum aufgeschrieben.
Datenverfügbarkeit und -qualität
1,8
2
Artikel-, Kunden- und Projektdaten liegen in drei Programmen und in Köpfen; Ansprechpartner fehlen oft.
Technologie und Automatisierungsgrad*
2,6
3
Branchensoftware und E-Mail laufen solide, Schnittstellen gibt es kaum.
KI-Governance und Compliance
2,1
2
Einzelne nutzen KI-Werkzeuge auf eigene Faust; Regeln gibt es nicht.
Kultur, Kompetenz und Führung
3,3
3
Das Team ist offen, die Bauleiter fragen selbst nach.
Organisation und Führung
3,0
3
Zuständigkeiten sind klar, viele Entscheidungen laufen über die Geschäftsführung.
Use Cases und Wertschöpfung
2,5
3
Der größte Zeitfresser ist benannt: Bestellungen von der Baustelle.
Agentic-AI-Readiness*
2,2
2
Erste Abläufe wären geeignet, sobald die Daten stehen.
* Vorläufig: Im Zuschnitt Kompakt beruht dieser Bereich nur auf dem Blick der Geschäftsführung, ohne die Fragen an die IT.
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Die schwächste Stelle: Daten
Hier setzen die ersten Schritte an, weil alles Weitere darauf aufbaut.
BefundArtikel stehen in der Branchensoftware, Kunden im Rechnungsprogramm, Ansprechpartner oft nur im Postfach der Bauleiter.
StichprobeDrei Bestellungen der letzten Woche angesehen: Bei zweien fehlte die Artikelnummer oder der Ansprechpartner, es gab eine Rückfrage.
Folge fürs GeschäftJede Rückfrage kostet Disposition und Baustelle Zeit. Ein System, das Bestellungen vorbereitet, müsste bei zwei von drei Vorgängen nachfragen.
Die zweitschwächste Stelle: KI-Governance (2,1)
Mehrere Mitarbeitende nutzen KI-Werkzeuge auf eigene Faust, auch für Kundenschreiben. Es gibt keine Regel, welche Dienste erlaubt sind und welche Daten nicht hineingehören. Das ist schnell zu ändern und deshalb Schritt 3.
Ziele je Bereich
Im Gespräch festgelegt. Ziel ist nicht der Höchstwert, sondern was zum Betrieb passt.
Bereich
Heute
Ziel in 12 Monaten
Strategie und Use-Case-Reife
2,7
3,0
Prozessreife und Standardisierung
3,1
3,5
Datenverfügbarkeit und -qualität
1,8
3,0
Technologie und Automatisierungsgrad
2,6
3,0
KI-Governance und Compliance
2,1
3,0
Kultur, Kompetenz und Führung
3,3
3,5
Organisation und Führung
3,0
3,0
Use Cases und Wertschöpfung
2,5
3,0
Agentic-AI-Readiness
2,2
2,5
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Drei Schritte für die nächsten 90 Tage
Je Schritt: Ziel, erste Schritte, Aufwand und erwartete Wirkung. Die Wirkung ist eine Schätzung aus dem Gespräch.
1 · Baustellenbestellung auf einen Weg bringen
Ablauf
Ziel: Jede Materialbestellung kommt über einen Weg und enthält immer Baustelle, Artikel, Menge, Ansprechpartner und Liefertermin.
Heutigen Ablauf mit der Disposition und zwei Bauleitern aufnehmen (zwei Stunden).
Pflichtangaben festlegen, als kurze Vorlage für Sprachnachricht und E-Mail.
Vier Wochen nur diesen Weg nutzen und die Rückfragen zählen.
Aufwandgering, ein bis zwei Tage im Haus
Erwartete WirkungRückfragen etwa halbiert, rund drei Stunden je Woche in der Disposition
2 · Artikel- und Kundendaten bereinigen
Daten
Ziel: Die 200 häufigsten Artikel und alle aktiven Kunden mit Ansprechpartner stehen vollständig an einem Ort.
Liste der häufigsten Artikel aus den Bestellungen des letzten Jahres ziehen.
Doppelte und veraltete Einträge bereinigen; eine Person ist künftig dafür zuständig.
Ansprechpartner je aktivem Kunden ergänzen.
Aufwandmittel, fünf bis acht Tage im Haus, verteilt auf sechs Wochen
Erwartete WirkungDaten von 1,8 auf etwa 2,8; Voraussetzung für jede Automatisierung
3 · Eine Seite KI-Regeln und eine kurze Schulung
Regeln
Ziel: Alle wissen, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten nicht hineingehören und dass ein Mensch freigibt.
Fragen, wer heute welche Werkzeuge nutzt.
Eine Seite Regeln schreiben und aushängen.
Eine Stunde Schulung für Büro und Bauleitung; Teilnahme festhalten.
Aufwandgering, etwa ein Tag
Erwartete Wirkungweniger Risiko durch freie Nutzung; die Förderung der KI-Kompetenz ist belegt
Danach, nicht vorher: das Werkzeug. Stehen Schritt 1 und 2, lohnt sich die Automatisierung der Baustellenbestellung: Das System bereitet die Bestellung vor, die Disposition prüft und gibt frei.
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Ihr Plan für 90 Tage
Sie können ihn auch ohne uns umsetzen.
Woche 1 bis 2
Bestellablauf aufnehmen (Schritt 1)
Abfrage: Wer nutzt welche KI-Werkzeuge? (Schritt 3)
Zuständige Person für Stammdaten benennen
Woche 3 bis 6
Bestellungen nur noch über einen Weg, Rückfragen zählen
200 Artikel bereinigen (Schritt 2)
Regeln aushängen, Schulung halten
Woche 7 bis 12
Ansprechpartner je aktivem Kunden ergänzen
Rückfragen vorher und nachher vergleichen
Entscheiden: Bestellung automatisieren, ja oder nein
Rechtlicher Rahmen, kurz
KI-Kompetenz: Betriebe, die KI einsetzen, ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern (Art. 4 der KI-Verordnung in der Fassung von 2026). Schritt 3 deckt das ab. Im echten Bericht prüfen wir den Stand zum Zeitpunkt der Erstellung. Hinweis, keine Rechtsberatung.
Wie es weitergeht
In 90 Tagen: Rückblick auf den Plan: Was ist umgesetzt, was hat es gebracht?
Mehr Blickwinkel: Mit Fachbereich und IT zeigt der Zuschnitt Standard, wo die Sicht der Geschäftsführung vom Alltag abweicht.
Umsetzung: Wenn Sie Schritt 4, die Automatisierung, mit uns machen wollen, nennen wir nach einem Gespräch den Festpreis und die Abnahmekriterien.
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